Hoe BigSpark met de OKR-methode werkt: de 6 belangrijkste learnings

Kennisbank
Door Liesbeth Coopmans op

Op een flexibele manier je ambitieuze doelstellingen behalen. Om dat te bereiken, voerde BigSpark anderhalf jaar geleden de OKR-werkmethode in. Wat het ons bracht? Dit zijn onze belangrijkste learnings!

Wat is OKR?

OKR staat voor Objectives & Key Results en is een inmiddels populaire agile werkmethode binnen een divers aantal kleine, maar ook grote bedrijven als Google, LinkedIn, Oracle en Twitter (bekijk deze TED video over OKR of lees de toelichting op Wikipedia). De werkmethode is halverwege 2017 bij BigSpark geïntroduceerd en biedt een manier om dagelijkse en wekelijkse (operationele) activiteiten te laten aansluiten bij het behalen van de hogere bedrijfsdoelen, die voor langere periodes worden gesteld. Het creëert een gemeenschappelijke focus en biedt een gemakkelijkere manier om te prioriteiten te stellen.

Volgens de OKR methodiek wordt er in 4 kwartalen naar een of meerdere concrete jaardoelen toegewerkt. Elk kwartaal heeft daarbinnen eigen ‘objectives’, met circa 4 tot 5 onderliggende ‘Key Results’ (KR’s). KR’s zijn meetbare, ambitieuze en beïnvloedbare resultaten die direct bijdragen aan het behalen van de bovenliggende objectives. Dagelijks worden er door de diverse teams, in ons geval het redactie, marketing en development team, acties bedacht en uitgevoerd waarmee wordt ingespeeld op het behalen van de (meetbare) Key Results. Er ontstaat hiermee een methode waarin alle teams in een lijn gebracht worden en in  kleinere, dagelijkse acties direct meewerken aan het behalen van de hoger gelegen (organisatie)doelen.

Ons heeft deze methode dusver veel gebracht en daarom willen we onze 6 grootste learnings met je delen:

1. Neem de tijd

De start van OKR als nieuwe werkmethode is groots. Er wordt namelijk van alle medewerkers gevraagd om op een nieuwe manier te gaan werken. Tja, zitten mensen hier überhaupt op te wachten? Hieronder zien we de fases die mensen doorlopen op het moment dat een verandering wordt doorgevoerd. Hieruit kunnen we concluderen dat continu coachende bijsturing bij dagelijkse stand-ups, reviews, kwartaal evaluaties en goal setting voor het nieuwe kwartaal noodzakelijk is om langzaam de werkmethodiek te integreren.

Inmiddels plaatsen de meeste medewerkers van BigSpark zichzelf in de decision-fase, waarbij ze met een positieve houding de werkmethodiek omarmen en werken naar een volledige integratie. Bedenk dat we dus echt de eerste paar kwartalen hebben geëxperimenteerd. Nog steeds evalueren we ieder kwartaal en maken we de nodige aanpassingen in het proces, zodat de jas steeds beter past.

 

2. Denk buiten gebaande paden

OKR mag in de praktijk een speelveld zijn, waarbij buiten de gebaande paden gedacht mag worden. Dit kunnen dus ook focusgebieden zijn die niet bij oorspronkelijke verantwoordelijkheden horen. Zo ervoeren we dat een bepaalde groei die als stip op de horizon stond, niet mogelijk was met de capaciteit van de mensen in dienst. Daarom hebben we vanuit het marketingteam gedurende één kwartaal een Key Result ingebracht waarbij de focus lag op het aannemen van een extra online campagne-specialist.

Na dit kwartaal hadden we met een nieuwe ‘Spark’ weer extra slagkracht om verder te groeien naar het jaardoel. Bovendien hebben we onze kennis en ervaring op dit gebieden verrijkt. Teams die met OKR werken, kunnen op deze manier steeds autonomer te werk gaan door zelf antwoord te geven op de vraag: wat hebben wij nodig (of wat moeten wij doen) om toe te werken naar het jaar-target?

3. Tijdsbesteding OKR vs. ongoing business

De tijdsbesteding aan OKR-doelstellingen ten opzichte van dagelijkse werkzaamheden verschilt per team. Het development-team werkt bijvoorbeeld ongeveer 85 procent van zijn tijd aan OKR-doelstellingen, waar dit bij het redactie- en marketing-team op ongeveer 20-25 procent ligt. OKR dekt dus niet alle zaken die belangrijk zijn en horen bij een complete bedrijfsvoering.

Probeer dit dus ook niet te doen. Probeer OKR zo in te richten dat het een lasereffect geeft: breng daar focus aan waar je in een bepaald kwartaal stappen wilt zetten. Deze focus helpt je op lange termijn weer om je ongoing business mogelijk efficiënter, sneller, gemakkelijker en leuker te maken!

4. Maak realistische KR’s

Key Results moeten realistisch zijn. Er is namelijk niets zo demotiverend om aan een doel te beginnen waarvan je zeker weet dat je het niet gaat halen. Realistisch mag overigens wel gepaard gaan met enigszins oncomfortabel. Onderzoek wijst namelijk uit dat op het moment wanneer je een hoger doel stelt, dit vaker toch behaald wordt. Wanneer doelstellingen worden verlaagd, wordt een overscore sowieso niet bereikt.

Wat van belang is: Worden de KR’s gedragen door het team? Zijn er mensen op vakantie en geeft dat druk op de capaciteit, wat bepaalde doelen minder realistisch maakt? Iedere twee weken tijdens onze review vertelt ieder team aan de andere teams welke progressie er is gemaakt op hun KR’s, en wat de prioriteiten zijn voor aankomende periode. Ook wordt het vertrouwen getoetst met een cijfer om het kwartaal goed af te ronden. Hiermee peilen we tijdig het draagvlak voor de opgestelde KR’s, zodat we zorgen voor motivatie bij alle teams.

5. Stem OKR’s tussen de teams af

Felipe Castro, OKR-coach en spreker, vertelde recentelijk op het OKR Forum hoe belangrijk het is dat de neuzen dezelfde kant op wijzen om inefficiëntie tegen te gaan. Bij BigSpark is het redactionele team is verantwoordelijk voor het bereik op onze titels, waarbij het marketingteam zorg draagt voor monetization van de waarde per bezoeker.

Het doel om omzet te verhogen uit onze prijsvergelijker kan dus door beide teams aangevlogen worden, door meer bezoekers op onze prijsvergelijker-pagina’s te genereren en een verhoging van de ‘click through rate’ naar aangesloten shops. Op deze manier wordt de inbreng van beide teams op elkaar afgestemd tot een doel.

6. Breng fun!

Het leuk en luchtig maken van een werkmethode is cruciaal. Dit zorgt er namelijk voor dat veranderingen sneller worden geaccepteerd. Daarom introduceerde BigSpark na ieder kwartaal een team incentive. Op het moment dat we onze vooraf gestelde kwartaaldoelen hebben behaald, staat een leuk uitje op de planning. Zo hebben we samen een kookworkshop gehad, djembé gespeeld en natuurlijk lekkere biertjes gedronken. Naast dat een incentive motivatie geeft om toe te werken naar iets leuks, fungeert het uitje zelf ook als teambuilding. Twee vliegen in één klap.

Anderhalf jaar na de introductie van OKR bij BigSpark concluderen we dat het ons veel heeft gebracht. Het heeft ons gedwongen om vroegtijdig en concreet onze jaardoelen af te bakenen, samen te inventariseren hoe we deze doelen kunnen bereiken en elkaar doorlopend te informeren (en presenteren) over de voortgang daarvan. Het heeft structuur, overzicht en ook rust gegeven in de organisatie. Daarnaast hebben we het afgelopen jaar doelen weten te behalen die bij het opstellen ervan als er ambitieus werden ervaren. Toch blijft het nog steeds leren en bijsturen om zo steeds effectiever en efficiënter te werk te kunnen gaan. Geïnspireerd door de werkmethode of heb je zelf tips die je graag met ons deelt? Laat het ons weten via liesbeth@bigspark.com.

Liesbeth Coopmans introduceerde OKR bij BigSpark en fungeert sindsdien naast haar rol als Sr. Online Marketeer ook als OKR Master.